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こんな資料でいいの!?領収書以外で経費計上する5つテクニック

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経費ととして計上するときのルール

個人事業主でも法人でも経費として処理するために必要なものは何ですか?

そうです!現金で支払った場合に相手から発行される領収書ですね。一度会社を経営したことがある人であれば当たり前ですよね。

しかしみなさんこんなことはありませんか?

・この領収書を紛失してしまった
・お会計のときにたまたまもらい忘れてしまった
・自動販売機でみんなに差入れを買ったが、誰も領収書を出してくれなかった
・お付き合いのある社長のご葬儀に参列して香典を出したが、領収書をほしいと言えなかった
・インターネットで購入したら領収書が発行されなかった

ありますよね?ではこういったときは経費として計上できないでしょうか?そんなことはありません。上記のように領収書が無い場合でも立派に経費として計上できますので、今回はその方法をお伝えします。

領収書以外の資料でで経費計上できる5つテクニック

請求書・納品書

請求書をもらって現金で支払った場合にその領収書を紛失してまうことがあります。この場合にはその支払った請求書もしくはその分の納品書を領収書の代わりとすることができます。
支払った記録として、以下のような項目を記載しておけばベストでしょう。

・支払った日時
・支払った相手の名前(会社名ではなく、現金を受け取った担当者など)
・支払った場所
・紛失してしまったため、 当該請求書で領収書の代わりとする旨の一文

クレジットカード明細

クレジットで支払った場合でも原則領収書が必要です。理由としてはクレジットカード明細だけでは日時、会社名はわかりますが、内容がわかりません。消費税の関係もあり、内容がわからないものは会計で処理する際に不利に扱われることがあります。よって原則はクレジットカード明細と領収書をセットにして経費として処理します。

しかし、この領収書を紛失してしまった場合は、例外的にこのクレジットカード明細で経費処理をすることができます。そして以下の項目をクレジットカード明細に記載しておけばベストでしょう。

・クレジットカードで支払ったものの内容

出金伝票

建設業や現場仕事の会社様では社長が従業員や外注さんに自動販売機でジュースを購入して労ったりすることが頻繁にあると思います。冬や特に夏では朝昼晩と頻繁にこういったことを行っているかと思いますが、これだけでも年間でいくと馬鹿にならない金額になることもあります。
これを経費として処理するには100均などで売っている出金伝票に記載します。以下のような内容を記載しておけばベストでしょう。

・日時
・金額(可能であれば算定根拠。ジュースであれば単価×人数)
・渡した人の名前(可能な限り)
・現場名などの場所
・責任者・社長の名前と日付が入った印鑑(これを毎日押して処理すれば素晴らしい!)

葬儀の案内、結婚式、パーティーの招待状

葬儀や結婚式、パーティーなどは領収書をもらいにくい雰囲気があると思います。事業に関係する相手先であればこれは当然に経費になりますので、この招待状をもって経費として処理します。招待状には以下のような内容を記載しておけばベストでしょう。

・金額
・支払った日づけ
・相手先との関係(取引先、仕入先など事業に関係していることがわかればOK)

インターネットで購入したページのコピー

インターネットで購入すると支払いが銀行振り込みや代引きであれば良いですがクレジットカードやコンビニ支払等の場合やはり領収書が必要です。
この場合には購入したページのコピーを代用することができます。スマホの場合はというと、この場合はスマホの購入画面をキャプチャー(画面コピー)してなんらかの方法で印刷してもらえればOKです。そこに以下のような内容を記載しておけばベストでしょう。

・購入先の名前と住所
・購入金額
・購入日
・支払方法(二重計上になることを防ぐため)

注意点

領収書を紛失した場合に経費計上するテクニックを5つご紹介させていただきました。
ただし、これは例外です。いくら紛失したとはい金額の大きいものは自分で作成した資料ですから税務署は厳しいチェックをするでしょう。金額が大きければ再発行を依頼した方が無難です。
また、頻度にも注意です。手書きの資料があまりに頻繁に出てくると管理はどうなっているんだ?と勘違いされてしまいます。
また、再発行ができない場合に、相手先からこちらで作成する旨の了解を得ておくとより良いかと思います。

まとめ

このように領収書が無くても経費計上できる方法はいくつもあります。ほかにも領収書が無いことについてやむ得ない場合もあるかもしれません。その場合にはその都度経費計上する方法がございますので、気になる方は質問・コメント欄よりご連絡ください。

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